تعتبر مستندات الشحن المطلوبة للشحن الدولي من الأعمال التجارية الأقل إثارة للاهتمام في التجارة الدولية. لكن من المهم إعداد هذه المستندات بشكل صحيح ؛ حتى لا تبقى بضاعتك عالقة في الجمارك لفترة طويلة.

الفاتورة الأولية :

في تبادل التصدير، يبدأ عادةً عندما تتلقى استفسارًا عن منتج أو أكثر من منتجاتك. قد يتضمن هذا الاستفسار طلب عرض أسعار، وفي المعاملات الدولية، سيتم تقديم عرض الأسعار الخاص بك في شكل فاتورة مبدئية. وذلك لأن عملائك الدوليين قد يطلبون فواتير مبدئية ؛ وترتيب التمويل وخطابات الاعتماد المفتوحة. وتقديم الحصول على رخصة الاستيراد المقابلة، إلخ. الفاتورة المبدئية تشبه إلى حد بعيد الفاتورة التجارية، وإذا قمت بملئها بشكل صحيح، فستكون هي نفسها إلى حد كبير. تتضمن الفاتورة المبدئية ما يلي:

1. المشتري والبائع في هذه المعاملة.
2. وصف مفصل للبضائع.
3. تصنيف النظام المنسق لهذه السلع.
4. السعر.
5. تفاصيل التسليم بما في ذلك كيف وأين سيتم تسليم البضاعة ومقدار التكلفة.
6. العملة المستخدمة لتحديد التكلفة سواء بالدولار الأمريكي أو بعملة أخرى.
7. تحقق من تاريخ الفاتورة الأولي وقم بتضمين تاريخ الاستحقاق.

يمكن أن يكون هناك الكثير من التقلبات أثناء عملية التصدير، لذا قلل من المخاطر عن طريق تحديد إطار زمني محدد لعروض أسعارك.

الفاتورة التجارية:

عندما يوافق عميلك على الشراء. وابدأ في تجهيز البضائع الخاصة بك للشحن، وهنا دور إعداد الفاتورة التجارية. وهي من أهم مستندات الشحن التي تصاحب البضائع العابرة. تتضمن الفاتورة التجارية معظم تفاصيل عملية التصدير بأكملها، من البداية إلى النهاية. قد تبدو الفاتورة التجارية مشابهة للفاتورة المبدئية، عرض الأسعار الذي أرسلته في الأصل إلى العميل، ولكن يجب أن يتضمن ذلك تفاصيل إضافية لم تكن تعرفها عند إعداد الفاتورة المبدئية. كمعلومات مصرفية ودفع إضافية. تأكد من تضمين أي معلومات تأمين ذات صلة بالإضافة إلى أي تفاصيل أخرى لضمان التسليم في الوقت المناسب والدفع الكامل من العميل.

قائمة التعبئة:

قوائم التعبئة تخدم مجموعة متنوعة من الأغراض. عند إعداد مستندات الشحن، يستخدم وكيل الشحن المعلومات الواردة في قسيمة التعبئة لإنشاء بوليصة شحن. قد يطلب البنك الذي تتعامل معه قائمة تعبئة مفصلة ليتم تضمينها في مجموعة المستندات التي ترسلها لتلقي الدفع عن طريق خطاب الاعتماد. يمكن لمسؤولي الجمارك في بلد المقصد استخدام القائمة المرجعية حزم، ابحث عن بعض عناصر التعبئة التي يريدون التحقق منها. من الأفضل معرفة الحزمة المحددة التي يقومون بفحصها بدلاً من البحث في جميع الحزم. تحدد قسيمة التعبئة العناصر الموجودة في الشحنة، بما في ذلك: الوزن الصافي والوزن الإجمالي وأبعاد الحزمة. تحدد أي عبوة مميزة تظهر أعلاه، بالإضافة إلى أي تعليمات خاصة ضمان التسليم الآمن للبضائع إلى وجهتها النهائية.

شهادة المنشأ:

تتطلب بعض البلدان شهادة المنشأ لشحنتك لتحديد بلد منشأ الشحنة. عادة ما تحتاج شهادات المنشأ هذه إلى التوقيع عليها من قبل هيئة شبه رسمية. على سبيل المثال في غرفة التجارة أو القنصلية في ذلك البلد. قد تكون شهادة المنشأ مطلوبة في مستندات الشحن حتى إذا قمت بتضمين معلومات بلد المنشأ في فاتورتك التجارة: عادةً ما تفرض عليك الغرف التجارية رسومًا لختم وتوقيع شهادتك، أو تطلب منك أن تكون عضوًا في غرفة التجارة. ستحتاج إلى أخذ النموذج المكتمل إلى مكتب غرفة التجارة حيث سيتم ختمه وتوقيعه نيابة عنك.

بوليصة الشحن:

تأتي كلمة "بوليصة الشحن" من مصطلح إنجليزي قديم يعني حرفياً "قائمة البضائع". إذا بحثت في Google عن تعريف بوليصة الشحن، فستحصل على آلاف النتائج التي تفيد بأن بوليصة الشحن: هي عقد بينك بصفتك "مالك البضائع" والناقل. يظهر ما تقوم بشحنه ومن أين أتت إلى أين تذهب؟ عندما يستلم الناقل البضائع من المالك، يشير التوقيع على بوليصة الشحن إلى أن البضائع قد تم استلامها "في حالة جيدة". أي أن الشحنة في نفس الحالة التي تغادر فيها منشأة الشاحن. يمكن أن تكون بوليصة الشحن التي لا تشير إلى التلف أو التخفيض أو الإضافة حاسمة في السماح للبائع في استلام المبلغ. هناك أنواع مختلفة من بوليصة الشحن ؛ مثل بوليصة الشحن الجوي ووثيقة الشحن البحري.

نموذج البضائع الخطرة:

إذا اعتبر الاتحاد الدولي للنقل الجوي (IATA) أو المنظمة البحرية الدولية (IMO) منتجك خطيرًا، فستحتاج إلى تضمين نموذج البضائع الخطرة المناسب مع شحنتك كجزء من وثائق الشحن الخاصة بك. نموذج IATA - إقرار الشاحن للبضائع الخطرة - مطلوب للشحن الجوي. هناك إصدارات مختلفة من النموذج للشحن. يجب إكمال هذه النماذج من قبل موظفين مدربين على التعامل مع نقل البضائع الخطرة.