أعلنت هيئة الزكاة والدخل عن إطلاقِها لـ “منظومة الفوترة الإلكترونية” كإجراء للحد مِن حالات التستر التجاري ومواكبة الإجراءات الضريبية العالمية. ولكن ما الذي تتضمنه هذه المنظومة؟
هِي إجراء ومبادرة تسعى لاستبدال العملية التقليدية التي تُعنى بإصدار فواتير ورقية (مثل كتابة الفواتير بخط اليد وتخزينها فِي ملفات مادية أو تصويرها بجهاز ماسح ضوئي لحفظها فِي جهاز إلكتروني)، بعملية إلكترونية متكاملة تسمح بإصدار وإرسال وتعديل وتخزين الفواتير والإشعارات بصيغة إلكترونية وتنسيق إلكتروني متكامِل بين البائع والمشتري.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها وتعديلها وإرسالها بصيغة إلكترونية عبر نظام إلكتروني (عَلى سبيل المثال لا الحصر، لا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد والتي يتم تصويرها بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية).
تختص الفاتورة الإلكترونية بالفواتير الضريبية التي تُصدر عادةً كمستند تجاري رئيسي لبيان السلع والخدمات المقدمة إلى العميل، ولطلب أو إثبات المبالغ الواجب سدادها مقابل تلك السلع والخدمات.
بما أن الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة ضريبية، فيجب أن تحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية الأساسية التي سنتطرق إليها لاحقًا فِي هذه المدونة.
ما هي آلية ومراحل تطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية؟
من هم الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية؟
سيتوجب على جميع الخاضعين لضريبة القيمة المضافة (باستثناء الخاضعين الغير مقيمين في المملكة) بالإضافة إلى أي شخص يقوم بإصدار فواتير ضريبية بالنيابة عن الشخص الأساسي الخاضع للضريبة إصدار فواتير إلكترونية بتاريخ 4 ديسمبر 2021، وكتعريف بسيط لِـ من هم الأفراد الملزمين بنظام ضريبة القيمة المضافة:
يُلزم كل من يمارس نشاط اقتصادي التسجيل في نظام ضريبة القيمة المضافة إذا:
وعَلى نحو أشمل، ستحتاج لإصدار فواتير إلكترونية لو كُنت:
متى يتوجب إصدار فاتورة إلكترونية؟
لو كنت تملك محل تجاري وتخدِم المستهلك النهائي ومِن الملزمين بضريبة القيمة المضافة، ستكون بحاجة لإصدار فاتورة إلكترونية عن:
جميع عمليات البيع التي تجريها مَع عملائك وتصدر عَليها فاتورة ضريبية. أي أنك ستُكمِل إصدار فواتير ضريبية كما اعتدت عليه ولكِن بدلًا مِن إصدارها بصيغة ورقية، ستقوم بإصدارها وحفظها بمساعدة نِظام متوافِق مع متطلبات هيئة الزكاة.
ما هي متطلبات وعناصر الفواتير الضريبية؟
ليس هناك صيغة محددة يجب تطبيقها عند إصدار الفاتورة الضريبية، ولكن يجب أن تتضمن أي فاتورة إلكترونية يتم إصدارها فِي 4 ديسمبر 2021 عَلى بعض المعلومات التي نصت عليها اللائحة التنفيذية للنظام، وهي:
متطلبات إصدار الفواتير الإلكترونية والنظام الذي ستستخدمه لإصدارها:
لا تعتبر الفواتير المكتوبة بخط اليد والتي يتم تصويرها فاتورة إلكترونية، ولا الفاتورة التي يتم كتابتها باستخدام برامِج تحرير النصوص، حيث يتطلب استخدام وسيلة إلكترونية تقوم بإصدار الفاتورة ذاتها وحفظها وإرسالها بصيغة إلكترونية.
والمقصود مِن وسيلة إلكترونية أي الجهاز أو النظام الإلكتروني الذي يستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية مثل برامِج الكاشير والأنظمة المحاسبية، والذي يشترط أن تلتزم بالحد الأدنى من المتطلبات التالية:
1 .القدرة على الاتصال بالإنترنت
2 .قابل للربط مع أنظمة خارجية باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API)
3.غير قابل للتلاعب وأن يتضمن آلية تكشف أي تلاعب قد يحدث عَلى النظام من قبل المستخدم أو أي طرف آخر.
(anti-tampering).
4 .الالتزام باشتراطات وضوابط أمن البيانات أو المعلومات أو الأمن السيبراني بالمملكة
متطلبات إضافية متعلقة بضمان أمن المعلومات يتوجب توفرها فِي النظام المستخدم لإصدار الفواتير:
1- أن يكون النظام قادرًا على إنشاء ختم تشفير (Cryptographic Stamp) لأي فاتورة إلكترونية، ويكون لذلك الختم رمز تعريفي محدد (Identifier Stamp Cryptographic). سيتم إصدار أختام التشفير وإدارتها من خلال بوابة الهيئة العامة للزكاة والدخل، حيث يقوم الأشخاص الخاضعين للضريبة تسجيل الدخول إلى بوابة الهيئة العامة للزكاة والدخل لطلب وإدارة أختام التشفير للحلول التقنية التي يستخدمونها لإصدار الفواتير الإلكترونية.
2- إنشاء رقم تعريف موحد عالميًا للفاتورة في صيغة (UUID).
صيغة إصدار الفواتير الإلكترونية ومشاركتها مَع العميل:
بعد إصدار الفواتير، ما هي متطلبات حفظ السجلات والفواتير الإلكترونية وبياناتها؟
لكون لائحة الفوترة الإلكترونية غير قائمة بذاتها وتعتبر مرتبطة بلائحة ضريبة القيمة المضافة، أعلنت الهيئة أن سياسة حفظ الفواتير الإلكترونية تطابق متطلبات حفظ الفواتير المنصوص عليها في لائحة ضريبة القيمة المضافة:
1- يجب على الشخص الخاضع للضريبة حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية لمدة 6 سنوات على الأقل اعتبارًا من نهاية الفترة الضريبية.
2- يجب مسك السجلات وإصدار كافة الفواتير باللغة العربية.
3- يجب حفظ السجلات فِي سيرفر يسمح بالوصول إلى تلك السجلات.
4- أن يكون الخادم موجودًا في المملكة، ولو كان فِي الخارج أن تتواجد محطة طرفية تسمح له بالوصول إلى كافة البيانات.
5- اتخاذ الإجراءات الأمنية التي تمكن فحص البيانات ومنع العبث بها.
6- يحق للهيئة مراجعة النظم والبرامج التي يستخدمها الشخص الخاضع للضريبة في إعداد حساباته.
كتلخيص نهائي لضمان الالتزام بالفوترة الإلكترونية، ما هِي التزامات الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الإلكترونية؟